Wenn Prozesse lebendig werden
Lachen, lebhafte Diskussionen, eifriges Schreiben, neue Ideen und Wünsche, Wände und Plakate voller Post-its und angefertigte Prototypen inklusive Playmobil-Figuren – so sahen unsere drei Workshops im Rahmen des diesjährigen betriebsinternen Audits im Bereich Arbeit und Vermittlung aus. Mit dabei waren alle: Bereichs- und Angebotsleitende, Job-Coaches, Arbeitsagog*innen und Admin-Mitarbeitende – bis zu 24 Personen in einem Raum. Unterschiedliche Perspektiven, die sonst selten in dieser Konstellation zusammentreffen, kamen hier ins Gespräch. Das Ziel war die Optimierung interner Arbeitsabläufe.
Nach einer umfassenden Prozessanalyse ging es in die Entwicklung neuer Vorgehensweisen. Besonders eindrücklich: Die Teams bauten Prototypen – greifbare Modelle für ihre Ideen, wie Prozesse in Zukunft einfacher, klarer und effizienter gestaltet werden können. Ein Fokus lag dabei zum Beispiel auf der Akquisearbeit. Indem die Teams ihre jeweiligen Arbeitsweisen im selben Prozess verglichen, wurde deutlich, wie unterschiedlich externe Partner*innen wie Betriebe oder Behörden eingebunden werden – und welches Potenzial in einer abgestimmten Vorgehensweise liegt. Durch die gemeinsame und einheitliche Nutzung eines einzigen Tools wollen wir künftig interne Synergien gezielter nutzen und die bereichsübergreifende Koordination stärken und sichtbar machen. Im Mittelpunkt stand also nicht die Kontrolle des Bestehenden, sondern die Schaffung von Mehrwert durch Zusammenarbeit und Partizipation. Die Mitarbeitenden erkannten selbst, wo Potenziale liegen und wie sie über Schnittstellen hinweg abgestimmt und mit mehr Klarheit zusammenarbeiten können. So entstand ein tieferes Verständnis für die eigenen Aufgaben, aber auch für die Arbeit in anderen Angeboten.
Qualitätsmanagement wird so zu einem anregenden Erlebnis. Aus dem gemeinsamen Wirken entstehen neue Lösungen, die spürbare Verbesserungen für alle Beteiligten bringen: Mitarbeitende gewinnen Klarheit in den Abläufen, Teilnehmende profitieren von verständlicheren Prozessen und Auftraggebende sowie Partnerorganisationen und Firmen von einer verlässlichen, vernetzten Zusammenarbeit. Was im Workshop entstand, prägt nun unseren Alltag. Für uns ist Qualitätsmanagement keine Kontrolle, sondern gelebte Weiterentwicklung – kreativ, gemeinsam und mit spürbarer Wirkung für alle, die auf unsere Arbeit vertrauen.
